Huishoudelijk Reglement

Het huishoudelijk reglement van Stichting Schets is vastgesteld in de bestuursvergadering van 15 december 2018.

Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
De stichting: : Stichting Sociaal Cultureel Huis voor Educatie en Talentenontwikkeling Spoorwijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Den Haag onder nummer 72450509 De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 28 augustus 2018 bij notaris Matzinger Eversdijk Notarissen te ‘s-Gravenhage.

Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel van de Statuten.
Vrijwilliger: een natuurlijk persoon die namens de stichting voor en ten behoeve van mensen die hulp (in welke vorm dan ook) nodig hebben activiteiten onderneemt.
Coördinator: een natuurlijk persoon die verantwoordelijk is voor de dagelijkse werkzaamheden.

Beleid
Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan voor een periode van drie jaar.
Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en zo nodig herzien. Het plan wordt gepubliceerd op de website van de stichting.
Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de bestuursvergadering is vastgesteld.
Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting en geeft de kaders waarbinnen gewerkt moet worden.

Het bestuur
Het bestuur bestaat uit 5 leden, waaronder een voorzitter, secretaris en een
penningmeester. De taken en bevoegdheden van de bestuursleden zijn opgenomen in Bijlage 1, die deel uitmaakt van dit reglement. Het bestuur benoemt maximaal 3 bestuursadviseurs.

Vergaderingen bestuur
Het bestuur komt elke maand bij elkaar en vergadert over lopende en nieuwe bestuurszaken. Tijdens elke vergadering houdt het bestuur de notulen vast. De notulen zullen centraal worden opgeslagen en zijn te allen tijde toegankelijk voor het bestuur. Deze worden publiekelijk niet
gedeeld maar op verzoek kunnen deze notulen met betrokken partij (vrijwilliger van de stichting, fondsen, overheidsinstanties) gedeeld worden.

Het gebruik van ruimten en materialen Het bestuur van stichting Schets, dan wel een door het bestuur aan te wijzen andere rechtspersoon, is verantwoordelijk voor het beheer van het gebouw, voor zover dat door de pandeigenaar aan de stichting is overgelaten. Hieronder wordt ook verstaan het aan derden ter beschikking stellen van de ruimten en materialen.

Communicatie en PR
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
– Organisaties waarmee wordt samengewerkt
– Buurtbewoners
– Donateurs
– Sponsoren
– Maatschappelijke organisaties
– Lokale overheid
– De media
Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de PR activiteiten, inclusief een communicatieplan.

Donaties
Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting. Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een ontvangstbevestiging. De donatie wordt zo spoedig mogelijk afgedragen aan de penningmeester.

Declaraties
Vrijwilligers hebben recht op vergoeding van de noodzakelijke uitgaven en kosten die zij maken ten behoeve van de stichting. Deze vergoeding zal in overeenstemming zijn met de regels die de Belastingdienst hiervoor hanteert. Voor declaraties wordt een standaardformulier gebruikt.
De (on)kosten die gemaakt zijn voor de stichting zullen altijd vooraf afgestemd moeten worden met een bestuurslid of een coördinator.
Het bestuur en de bestuursadviseurs ontvangen geen vrijwilligersvergoeding. Wel komen zij in aanmerking voor onkostenvergoeding en kunnen zij voor de vergaderingen die zij bijwonen een vacatievergoeding ontvangen, die niet bovenmatig is en in overeenstemming is met de regels die de Belastingdienst hiervoor hanteert. Stichting Schets zal wel een aangifte doen bij de Belastingdienst.
Meer informatie voor de richtlijnen: https://vrijwilligerswerk.nl/wetten-regels/onkostenvergoeding

Vrijwilligersverzekering
De stichting draagt zorg voor verzekering van vrijwilligers via Haagse Polis.
Meer informatie :https://www.denhaagdoet.nl/den-haag-gaat-aan-de-slag/vrijwilligerswerk/haagse-polis

Gedragsregels
Elke gebruiker van het pand moet zich op maatschappelijk geaccepteerde wijze gedragen. Het bestuur heeft het recht bezoekers en vrijwilligers aan te spreken op hun gedrag wanneer dit niet conform de algemeen geaccepteerde waarden en normen is. Bij overtreding van de huisregels of bij vertoon van
wangedrag [bijvoorbeeld (en niet uitsluitend) geweld, (seksuele) intimidatie,diefstal, onrust, etc] kan het bestuur de bezoeker of de vrijwilliger voor een bepaalde tijd of voor onbepaalde tijd de toegang tot het gebouw en bijbehorende terrein ontzeggen. Tevens zal stichting Schets een aangifte van dit wangedrag doen bij de betreffende instantie.

Ontzegging
Het bestuur kan personen (vrijwilligers of bezoekers of organisaties) geheel of gedeeltelijk en/of tijdelijk of blijvend de toegang tot het buurthuis dan wel deelname aan activiteiten ontzeggen, indien sprake is van niet toloreerbaar gedrag (wangedrag).

Slotbepalingen
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Het bestuur behoud het recht het reglement ten alle tijden aan te passen.

Dit is te downloaden op Huishoudelijk Reglement.pdf